Рішення, який пакет EDMS підходить для вашої роботи, є ключем до успішного впровадження процедур управління документами у вашому офісі. Давайте подивимося на п'ять найбільших пакетів і зважимо їх плюси і мінуси перед покупкою.
Vault Collaboration
Autodesk Vault Collaboration випускається в двох варіантах: Vault для AEC і Vault для виробництва. Залежно від того, яку роботу ви виконуєте, один з них точно надасть вам всі інструменти EDMS, які вам знадобляться. Оскільки Vault є продуктом Autodesk, ви можете бути впевнені, що вони повністю розроблені і тісно інтегровані з відповідним програмним забезпеченням Autodesk для проектування. Кожна програма має додаткові функціональні можливості, якщо ви використовуєте вертикалі AutoCAD як основний пакет розробки. Це не означає, що Vault обмежений роботою з цими програмами, це не так. Vault інтегрується з MicroStation і всією лінійкою продуктів Microsoft Office, але його справжня сила полягає в тому, наскільки добре він пов'язаний з різними пакетами дизайну Autodesk.
Наша команда працює в області інфраструктури, а Civil 3D - наше основне програмне забезпечення для проектування. Маючи це на увазі, ми переводимо всю нашу фірму з Meridian і назад на Vault AEC Collaboration через додаткові переваги, які вона дає нам в обміні даними між файлами, які не може забезпечити ніяке інше програмне забезпечення EDMS. Оскільки Civil 3D створює всю свою інформацію про конструкцію (вирівнювання, поверхні тощо) У межах одного креслення, вам необхідно вручну створити посилання на дані, щоб користувачі могли обмінюватися цими даними між файлами. У Vault AEC ця функціональність вже вбудована: коли ви закриваєте файл у Civil 3D, Vault втручається і запитує, чи хочете ви поділитися цією інформацією про проект з усіма іншими кресленнями в проекті Vault. Одне натискання кнопки, і те, що раніше було складним ручним процесом, виконується послідовним і ефективним способом.
Існують десятки інших інтеграцій між продуктами Vault і AutoCAD, наприклад автоматичне зв'язування з диспетчером підшивок, так що ви можете створювати цілі набори креслень за один крок і автоматично оновлювати титульні блоки і титульні аркуші при зміні властивостей проекту і додаванні або видаленні файлів. Vault - це дуже потужний і налаштовуваний пакет EDMS, який ми рекомендуємо всім, хто регулярно використовує продукти Autodesk.
Меридіан Інтеграція
Meridian Integration - це дуже потужний пакет EDMS, який має деякі з найбільш передових функцій інтеграції, доступних на ринку. Meridian працює практично з усіма основними програмними пакетами, наявними у вашій системі, і має високорозвинений інтерфейс з усіма основними системами CAD. Незважаючи на те, що Meridian не фокусується на якій-небудь конкретній галузі AEC, у неї є дуже приємні загальні елементи управління для інтеграції з вашими стандартними AutoCAD, MicroStation та іншими пакетами креслень. Щоб вийти за рамки цього, Meridian залишив відкритим інтерфейс користувача, який можна використовувати для налаштування програми для доступу практично до будь-якої функції в цих системах САПР.
Ця масштабованість є однією з сильних сторін Меридіана; Ви можете дійсно адаптувати програму до свого власного робочого процесу з невеликим програмуванням. Якщо у вас немає програміста в штаті, більшість реселерів пропонують налаштування за розумними цінами. Ми використовували цю програму в нашій нинішній позиції протягом більшої частини десятиліття, і нам вдалося зібрати деякі функції, що дозволяють заощадити час при мінімальних інвестиціях. Пересування проекту, пакетний друк, електронні підписи та півдюжини інших налаштувань заощадили нам незліченні тисячі оплачуваних годин.
Здатність Meridian відстежувати зміни у файлі, створювати резервні копії та ревізії одним клацанням миші, а також переглядати і перерисовувати файли без необхідності відкривати фактичний креслення - фантастичні інструменти. Ми попереджаємо вас, хоча це складна система, і є певна крива навчання, пов'язана з тим, щоб ваші користувачі відчували себе комфортно з нею. Meridian дуже орієнтований на Autodesk Inventor, але він настільки налаштовуємо, що його адаптація до різних галузей взагалі не є проблемою. Тим не менш, працюючи з Inventor, він робить дивовижну роботу зі створення каталогів деталей, відстеження змін компонентів і створення файлів візуалізації. Якщо Inventor - ваша основна дизайнерська програма, тоді Meridian - це саме те, що вам потрібно.
майстерний
Adept від Synergis Software - це повнофункціональне програмне забезпечення для управління інженерними документами, яке має всі стандартні основні процедури, які ви, ймовірно, знайдете в будь-якій просунутій системі EDMS. Він дозволяє повністю налаштовувати метадані користувацьких полів, перевіряти/вводити документи користувачами, контролювати версії і відстежувати результати аудиту, щоб відстежувати, хто, що і коли зробив з усіма вашими файлами.
Adept приділяє велику увагу обробній промисловості та інтеграції з такими програмами, як Inventor і SolidWorks. Це означає, що Adept може безпосередньо зв'язуватися з елементами креслення, такими як атрибути та імена блоків, для автоматичного створення списків деталей і специфікацій. Adept також має інтегрований клієнт, який працює всередині будь-якого програмного забезпечення AutoCAD, щоб надати користувачам прямий доступ до структур файлів проекту без необхідності залишати AutoCAD. Аналогічно, Adept має ідентичну інтеграцію в лінійку продуктів Bentley MicroStation.
Оскільки Adept так сильно сфокусований на виробництві, інтеграція з SolidWorks з систем Dassault є одним з найсильніших його компонентів. Користувачі можуть отримувати доступ до деталей і збірок, виконувати запити на їх стан, навіть виконувати пошук за кількома ревізіями і автоматично оновлювати компоненти своєї конструкції за допомогою панелі завдань Adept, яка повністю працює в SolidWorks. На цій панелі ви можете переглянути будь-яку деталь або збірку і навести на неї курсор миші, щоб отримати спливаючі підказки, що відображають поточний стан кожної деталі. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші на будь-якому файлі у базі даних, щоб відкрити або редагувати його, не виходячи з відкритого файла. Це значно економить час: ви можете змінювати елементи дизайну на льоту і відразу ж побачити ці зміни, відображені у ваших загальних планах, без необхідності закривати файл.
Єдиний мінус Адепта - також його найбільший позитив: він дійсно призначений для обробної промисловості. Якщо це ваш світ, то Адепт може бути правильним EDMS для вас. Якщо ви працюєте в основному в якійсь іншій галузі AEC, ви можете відмовитися від цього пакету і шукати щось більш відповідне для того, що ви робите.
AutoEDMS
AutoEDMS від ACS Software - це програмне забезпечення для управління інженерними документами, яке може сподобатися невеликим фірмам. AutoEDMS має стандартні елементи керування зв'язуванням/виводом, робочим процесом, ревізією і титульним блоком, які ви очікуєте побачити в будь-якому пакеті EDMS, але крім цього, все досить просто. AutoEDMS не має просунутих даних і деталей, які є у багатьох її конкурентів, а також не містить висококласних інструментів налаштування та інтеграції більш великих програм. Це не обов'язково погано. Іноді вам потрібен простий інтерфейс, так навіщо купувати програму, яка дає вам більше, ніж ви коли-небудь будете використовувати?
AutoEDMS - це швидше універсальна система керування документами, що дозволяє здійснювати базовий контроль над центральною базою даних для зберігання і маніпулювання файлами, а не фокусуватися на галузевих пакетах проектування. Він інтегрується з AutoCAD, MicroStation, SolidWorks та іншими подібними продуктами, але не пропонує повністю розширений зв'язок даних, як це роблять інші пакети EDMS.
Якщо ви хочете перейти на EDMS вперше, це може бути хорошим вибором для вас. Більш простий інтерфейс допоможе вашим співробітникам освоїти базові концепції управління документами, не плутаючи предмет з десятками розширених функцій, які вам можуть ніколи не знадобитися. Почніть з меншого програмного забезпечення, такого як це, і дайте собі і своїм співробітникам час, щоб освоїтися в середовищі EDMS, перш ніж переходити на більш надійний пакет, що спеціалізується у вашій галузі.
Центральний контроль
Content Central від Ademero являє собою більш простий пакет управління документами, ніж система EDMS, але, оскільки він дозволяє зберігати і отримувати доступ до файлів будь-якого типу за допомогою їх власної програми, ми вирішили включити його тут. Content Central - це розширена система керування файлами, яка дозволяє вам зберігати всі файли в певній структурі тек проекту і призначати розширену інформацію кожному файлу в цій структурі. Він має стандартні функції реєстрації/виходу та інструменти для автоматичного іменування та індексації файлів.
На відміну від більшості інших пакетів EDMS, Control Central також має вбудовану функціональність для сканування документів і використання функцій автоматичного розпізнавання, щоб визначити, що вони з себе представляють і в якому напрямку вони знаходяться у вашому проекті. Це може бути дуже корисною можливістю для роботи з рахунками і контрактами від консультантів і клієнтів. Ця програма також має дуже хорошу систему для моніторингу тверджень і для спільного використання/спільної роботи над файлами з іншими користувачами.
З інженерної точки зору цей пакет дещо обмежений. Він не має необхідної інтеграції з вашим пакетом розробки і не має простого плагіну для доступу до бази даних з іншого програмного забезпечення. Передбачається, що більшість вашого керування файлами здійснюється безпосередньо через клієнт Control Central, який просто запускає ваші файли в програмі, яка їх створила, коли ви двічі клацаєте по ним. Це програмне забезпечення, мабуть, більше орієнтоване на загальну модель управління офісом, ніж на інженерну, але володіє хорошими функціями, які можна використовувати для невеликих і середніх фірм AEC.
