Якщо ви використовуєте OHIO («Обробте тільки один раз») для сортування своєї електронної пошти, можливо, ви захочете перетворити деякі з ваших листів на завдання. Ось як це зробити швидко і ефективно, щоб ви могли продовжити обробку інших ваших листів.
Зроби це швидко і легко
Ваша поштова скринька не є списком справ; це вхідні Спокусливо залишати електронні листи у вашій поштовій скриньці, тому що це простіше, але тоді завдання, які вам потрібно виконати, занурюються в потік вхідних повідомлень.
Ось чому люди стикаються з проблемами. Ручний процес перетворення електронного письма на завдання часто виглядає приблизно так:
- Відкрийте кращий менеджер списків справ.
- Створити нове завдання.
- Скопіюйте та вставте відповідні частини листа до нового завдання.
- Встановіть деталі, такі як пріоритет, термін виконання, колірний код і все, що ви використовуєте.
- Збережіть нове завдання.
- Архівувати або вилучити повідомлення.
Це шість кроків, просто щоб додати щось до списку справ. Не дивно, що ви отримуєте електронні листи, які захаращують вашу поштову скриньку Що якби ви могли скоротити ці шість кроків до чотирьох? Чи три?
Ну, ви можете! І ми збираємося показати вам, як.
Деякі поштові клієнти краще для створення завдань, ніж інші
Для керування вашою електронною поштою доступно безліч клієнтів, і, як ви можете очікувати, деякі з них краще за інших створюють завдання.
Для веб-клієнтів Gmail виконує свою роботу дуже добре. Програма Tasks є вбудованою, і її легко перетворити на завдання. Є навіть комбінація клавіш для створення завдання прямо з пошти - ніяких маніпуляцій не потрібно. Якщо вам не потрібен настільний клієнт, можливо, Gmail - ваш найкращий вибір.
Для настільних клієнтів Windows Outlook виграє. У Thunderbird є деякі вбудовані функції управління завданнями, і вони непогані, але Outlook набагато простіший і дозволяє вам підключатися до безлічі сторонніх програм. Якщо ви не можете використовувати Outlook з якоїсь причини, Thunderbird є хорошою альтернативою. Однак, якщо ви вже використовуєте сторонній менеджер списків справ, Thunderbird не зріже гірчицю.
На Mac картина трохи менш позитивна. Apple Mail погано справляється з керуванням завданнями порівняно з Gmail і Outlook. Якщо ви хочете керувати завданнями на настільному клієнті, найкраще підійде Thunderbird для Mac. Або ви можете надіслати електронного листа своєму сторонньому менеджеру списку справ і керувати ним там.
Що стосується мобільних додатків, то і Gmail, і Outlook працюють практично однаково. Жоден з них не має інструментів створення завдань веб-версії або версії клієнта, але вони обидва автоматично переносять надбудови в сторонні програми. Таким чином, якщо ви керуєте своїми завданнями в Trello і встановлюєте надбудову для клієнта Gmail або Outlook, вона автоматично стає доступною і при відкритті відповідного мобільного додатку. Крім того, коли ви встановлюєте надбудову в Outlook, вона автоматично встановлюється на клієнт робочого столу, а також на мобільні та веб-додатки.
Так само, як і на Mac, люди, у яких є iPhone і які хочуть використовувати Apple Mail, не отримають багато користі від мобільного додатку. Ви можете використовувати клієнти Gmail або Outlook, але вони не дуже корисні, якщо ви хочете синхронізувати свої завдання зі свого телефону на ваш Mac.
Оскільки Gmail і Outlook є вершками цієї конкретної культури, ми зосередимося на них. Якщо у вас є улюблений клієнт, який дійсно добре справляється зі створенням завдань, повідомте нам про це в коментарях, і ми подивимося.
Створення завдань з Gmail
Google надає додаток під назвою «Завдання», який вбудовано в Gmail. Це простий менеджер списків справ з досить мінімальними опціями, хоча є мобільний додаток, який дає вам ще кілька опцій налаштування. Якщо вам потрібно щось просте, добре працює з поштовою скринькою Gmail, Tasks - хороший вибір. Перетворити лист на завдання дуже просто: відкривши лист, натисніть кнопку «Додаткові» на панелі завдань та виберіть «Додати до завдань».
Якщо ви людина швидкого доступу, Shift + T робить те ж саме. Програма «Завдання» відкриється на бічній панелі, показуючи нове завдання.
Якщо необхідно редагувати завдання, щоб додати термін виконання, додаткову інформацію або підзадачу, клацніть значок «Змінити».
Немає необхідності зберігати зміни, оскільки це робиться автоматично. Коли ви закінчите, натисніть кнопку «Архів» у теці «Вхідні» (або використовуйте комбінацію клавіш «е»), щоб пересунути електронний лист до архіву.
Це три простих кроки:
- Натисніть кнопку «Додати до завдань» (або скористайтеся комбінацією клавіш Shift + T).
- Встановіть термін виконання, додаткові відомості або підзадачі.
- Архівувати (або вилучити) електронну пошту.
Як бонус ви можете налаштувати Chrome на відображення ваших завдань при відкритті нової вкладки. Для завдань є програма для iOS і Android. Створити завдання в мобільному додатку так само легко, як і в веб-додатку. Натисніть на три точки у верхній частині листа та виберіть «Додати до завдань».
Це відразу створює нове завдання.
Якщо в Google Tasks немає всього, що вам потрібно, або ви вже знайомі з іншим менеджером справ, можливо, для цього є надбудова Gmail. В даний час існують надбудови для популярних додатків, таких як Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello та інших (хоча не Microsoft To-Do або Apple Reminders).
Раніше ми вже розглядали установку надбудов Gmail в цілому і надбудови Trello зокрема. Різні надбудови надають різні варіанти, але всі надбудови списку справ зазвичай дозволяють додавати завдання безпосередньо з обраного листа. Надбудови списку справ також доступні у вигляді веб-додатків і мобільних додатків, які автоматично синхронізуються один з одним. Як і завдання, ви можете отримати доступ до надбудов, перебуваючи в мобільному додатку Gmail.
Створення завдань з Outlook
В Outlook є вбудований додаток під назвою «Завдання», який також доступний як веб-додаток в Office 365. Тут все трохи складніше, тому що в 2015 році Microsoft купила Wunderlist, популярного менеджера справ. Останні чотири роки він витратив на перетворення його на новий веб-додаток Office 365 під назвою (можливо, трохи неймовірно) Microsoft To-Do. Зрештою він замінить вбудовану функціональність Tasks в Outlook.
Однак прямо зараз Tasks як і раніше є диспетчером справ Outlook, і не існує певної дати або версії Outlook, коли це зміниться. Ми згадуємо про це тільки тому, що якщо ви використовуєте O365, ви виявите, що будь-які завдання, які додаються вами в завдання Outlook, також відображаються в списку завдань Microsoft. To-Do ще не відображає всі дані, які ви можете додати в завдання, але в якийсь момент це буде.
На даний момент Microsoft Tasks є вбудованим диспетчером завдань Outlook, тому ми зосередимося на цьому.
Використання Outlook Desktop Client
Це те, де Microsoft традиційно виділяється, і вони теж вас тут не підводять. Існує декілька способів створення завдання з електронної пошти на будь-який смак. Ви можете:
- Перетягніть електронний лист на панель To-Do.
- Перемістіть або скопіюйте лист до теки «Завдання» з контекстного меню, що викликається правою кнопкою миші.
- Використовуйте Quick Step, щоб створити завдання.
Ми збираємося зосередитися на використанні швидкого кроку, тому що він пропонує максимальну віддачу від наших грошей, і ви можете призначити поєднання клавіш швидкого кроку для хорошої міри.
Якщо ви ніколи раніше не використовували завдання Outlook, ознайомтеся з нашим керівництвом до панелі завдань, щоб ви могли бачити свої завдання поруч з вашою поштою.
Після того, як ви відкрили панель To-Do, ми збираємося створити Quick Step, який позначає лист як прочитане, створює завдання і переміщує лист у ваш архів. Ми також збираємося додати поєднання клавіш, щоб вам ніколи не доводилося використовувати мишу для створення завдання з електронного листа.
Швидкі кроки дозволяють визначити декілька дій для одного натискання кнопки (або поєднання клавіш). Вони прості в створенні і ще більш прості у використанні, але якщо ви ще не перевірили їх, у нас є повне керівництво щодо них. Прочитавши цей підручник, створіть новий Quick Step і додайте такі дії:
- Створіть завдання з текстом повідомлення.
- Позначити, як прочитане.
- Перемістити до теки (і виберіть теку «Архів» як теку для пересування).
Виберіть комбінацію клавіш, а потім натисніть кнопку «Зберегти» (наприклад, «Створити завдання та архів»). Тепер воно відображається в розділі «Головна» > «Швидкі дії».
Тепер, коли ви хочете перетворити електронний лист на завдання, просто натисніть «Швидкий крок» (або використовуйте поєднання клавіш), і він створить нове завдання. Він бере заголовок з рядка теми листа, а тіло листа стає вмістом.
Відредагуйте будь-яку необхідну інформацію (у задачах Outlook набагато більше параметрів налаштування, ніж у завданнях Gmail) та натисніть кнопку «Зберегти та закрити».
На відміну від Gmail, вам необхідно зберегти нове завдання, але, на відміну від Gmail, Quick Step архівує електронну пошту для вас.
Отже, для Outlook це три простих кроки:
- Натисніть Quick Step (або використовуйте призначений вами ярлик).
- Встановіть будь-які параметри або деталі, як ви вважаєте за потрібне.
- Натисніть «Зберегти та закрити».
Використання Outlook Web App
На цьому етапі ви, можливо, очікуєте, що ми покажемо вам, як створити завдання за допомогою веб-програми Outlook (Outlook.com). Ми не збираємося цього робити, тому що в веб-додатку Outlook немає власного способу перетворити електронну пошту на завдання. Ви можете позначити лист, що означає, що його буде показано у списку завдань, але це все.
Це дивовижний недогляд з боку Microsoft. Ми не можемо не відчувати, що в якийсь момент відбудеться перехід на Microsoft To-Do, який буде включати тісну інтеграцію Outlook > To-Do.
Однак все трохи краще, коли справа доходить до інтеграції сторонніх додатків. В даний час існують надбудови для популярних додатків, таких як Asana, Jira, Evernote і Trello, а також інших (хоча це не Gmail Tasks або Apple Reminders). Різні надбудови надають різні можливості, але, як і в Gmail, всі надбудови списку справ зазвичай дозволяють додавати завдання безпосередньо з обраного повідомлення електронної пошти, а веб-програми та мобільні програми автоматично синхронізуються.
Використання програми Outlook Mobile
Як і в веб-додатку Outlook, не існує вбудованого способу перетворення пошти на завдання з мобільного додатку Outlook, хоча є додаток Microsoft To-Do, доступний як для iOS, так і для Android. Він відстежує електронні листи, позначені вами в будь-якому додатку Outlook, але насправді це не те ж саме, що інтеграція завдань. Якщо ви бажаєте перетворити листи Outlook на завдання Outlook, вам слід скористатися клієнтом Outlook.
Якщо ви використовуєте сторонній менеджер списків справ, ви можете отримати доступ до надбудов, коли перебуваєте в мобільному додатку Outlook.
Створення завдань з Apple Mail
Якщо ви використовуєте Apple Mail, ваші єдині реальні можливості - пересилати пошту в сторонню програму (наприклад, Any.do або Todoist) і керувати там своїми завданнями або перетягувати електронні листи в нагадування. Отже, для Apple ручний процес виглядає так:
- Відкрийте кращий менеджер списків справ.
- Переслати повідомлення до сторонньої програми або перенести її в нагадування.
- Встановіть деталі, такі як пріоритет, термін виконання, колірний код і все, що ви використовуєте.
- Збережіть нове завдання.
- Архівувати або вилучити повідомлення.
Ви не можете нічого зробити, щоб поліпшити цей процес, тому що Apple не дуже тісно пов'язує Пошту і Нагадування. Компанія також не допускає великої інтеграції зі сторонніми додатками. Поки це не зміниться (і ми сумніваємося, що це відбудеться найближчим часом), найкращим варіантом буде пересилання вашої пошти сторонньому менеджеру списку справ.
Якщо ви волієте обробляти свої електронні листи тільки один раз, створення завдання має бути максимально швидким і простим. В іншому випадку ваша поштова скринька залишиться списком справ.
Завдяки своїм менеджерам списків справ і стороннім надбудовам Gmail і Outlook надають інструменти, необхідні для швидкого, простого і ефективного створення завдань з електронних листів.
